Neue digitale Kanzleiverwaltung – das Sekretariat bekommt eine neue Bedeutung

Ziel
Das alte, klassische Sekretariat hat ausgedient. Diktate werden weniger und die Post kommt nicht mehr vom Briefträger, sondern digital. Mit diesem Seminar möchten wir zeigen und darin schulen, wie wichtig eine perfekte Verwaltung vom ersten Mandantenkontakt bis zur Mandatsbeendigung für den Erfolg einer digitalen Steuerberatungskanzlei ist.
Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung, Fristenkontrolle und die neuen Kommunikationsmöglichkeiten im Zusammenspiel mit den Programmen und dem DATEV-Arbeitsplatz ersetzen den Briefkasten und sparen Porto.
Vier-Augen-Prinzip – Freigabe und Kontrolle sind aber von zentraler Bedeutung.
Mit diesem Seminar unter dem Motto „aus der Praxis für die Praxis“ dürfen Sie aus den praktischen Erfahrungen des Dozenten und den Veränderungen seiner eigenen Kanzlei profitieren und viele praktische Anregungen mit in Ihre Kanzleiverwaltung übernehmen.

Diskutieren Sie, probieren Sie aus, was eine moderne Verwaltung erledigt, wie die Interessentenanfragen direkt digital bearbeitet werden, was eine Scanschleuse ist, wie der Posteingangsassistent Ihnen hilft und warum Sie in einer digitalen Kanzlei eine ganz neue und bedeutende Rolle spielen.

Vorteile
- Gesamtüberblick über die Veränderungen in der digitalen Kanzlei
- Sorgen Sie für mehr Zufriedenheit bei der Mandatsannahme
- Konkrete und erprobte Ideen aus allen Bereichen. Machen Sie nicht mehr jeden Fehler selbst!

Lernen Sie voneinander – auch aus den Fehlern der anderen – und freuen Sie sich auf echte erprobte Hilfestellungen!

Besonderheit
- Alle Anwendungen auf DATEV-Basis
- Vorstellungen der kompletten neuen Aufgaben
- Arbeiten am echten Dokumentenmanagementsystem
- Da alle Teilnehmer/innen – auch der Referent – auf einen echten Datenbestand zurückgreifen, ist die berufsrechtliche gegenseitige Verschwiegenheit obligatorisch.
- Das Erstellen von Videoaufnahmen, Handy-Fotos oder Screenshots ohne Zustimmung ist nicht gestattet.

Inhalte

I. Die richtigen Arbeitsplatzeinstellungen der Verwaltung

II. Die Kanzleiorganisation und Strukturen verwalten
1. Smartexpert und die Interessentenverwaltung
2. Zuständigkeiten festlegen und organisieren
3. Erstkontakt mit dem Mandanten/der Mandantin professionell erledigen

III. Bedeutung und Nutzen der Vollmachtsdatenbank

IV. Legitimation und Geldwäschegesetz

V. Umgang mit E-Mails

VI. Programmschulung und Nutzung von „Post, Fristen und Bescheide“

VII. Digitaler Bescheidabruf statt Papierbescheid

VIII. Bescheide ohne Abweichung – automatisiert durch die Verwaltung erledigen

IX. Digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung vollumfänglich
1. Belegnachreichung
2. Sonstige Nachricht
3. Elektronische Einsprüche
4. Elektronische Anpassungsanträge

X. Posteingang/Postausgang

XI. Scannen von Unterlagen
1. in den Dokumentenkorb
2. in die Buchhaltung
3. in die Steuererklärung
4. in das Dokumentenmanagement als Ablage
5. Was bedeutet „revisionssicheres Scannen“?
6. Was darf weggeworfen werden?

XII. Vertiefung von DMS und Erfahrungen mit dem Workflow ohne Postmappe (Kenntnisnahme/Erledigung/Freigabe)

XIII. Knigge für DMS und Handakte - Abschlussbearbeitung digital, Sortierung und Aufbereitung der E-Bilanz

XIV.  Arbeiten mit dem iPad

XV. Die Vorteile eines „digitalen Ausgabekorbs“

XVI. Musterprozesse für Mandatsaufnahme

XVII. Muster für „Mandant verlässt die Kanzlei“

XVIII. Diskussionen und Live-Präsentationen

XIX. Tipps und Tricks

Teilnahme
Die Gebühr je Teilnehmer/in beträgt 210 Euro und beinhaltet auch die Kosten für die Arbeitsunterlage, die erweiterte Pausenbewirtung sowie das Mittagessen inkl. eines Kaltgetränks.